小魚是一名互聯(lián)網(wǎng)公司的商務(wù)助理實(shí)習(xí)生，每周一、三、五在公司辦公，工作內(nèi)容主要負(fù)責(zé)幫助VIP客戶服務(wù)顧問做合同的登記、審核、歸檔、回款查詢及各業(yè)務(wù)l流程配合等。

“小魚，這個(gè)幫我看下有沒有回款？”

“小魚，這個(gè)XX公司的訂單幫我看下是否開通？”

“小魚，這個(gè)XX公司的合同下班前能發(fā)給我嗎？”

“小魚，……”

入職的第一天，作為剛走出大學(xué)校園的乖學(xué)生，沒有職場經(jīng)驗(yàn)，面對同事?lián)涿娑鴣淼母鞣N需求，小魚經(jīng)常一頭霧水：由于不清楚每份文件具體放在哪，找起來很花時(shí)間，對各需求流程的不了解，導(dǎo)致與顧問們反復(fù)溝通需求也很費(fèi)時(shí)，工作效率低下還經(jīng)常自我懷疑。

但在使用億方云之后，以上這些瑣碎的問題都得以解決：原本費(fèi)時(shí)費(fèi)力需要加班兩小時(shí)才能完成的“找資料、填需求、發(fā)文件”等操作現(xiàn)在只要半天就能完成，工作效率明顯提升，同時(shí)還有更多時(shí)間完成新需求、解鎖新技能。

那么，對于職場新手小魚來說，她是如何通過億方云走出低效誤區(qū)，在職場中實(shí)現(xiàn)快速成長的呢？

自我學(xué)習(xí)

辦公軟件初體驗(yàn)，先從幫助中心入手

因?yàn)槭堑谝淮谓佑|到辦公類軟件，登錄億方云之后我先點(diǎn)開右上角的幫助中心，看完“文件應(yīng)該上傳到哪里？”、“如何上傳文件夾？”、“如何與他人共享？” 等常見問題的詳細(xì)解答過后，對億方云的操作方法便有了大概了解。

文件管理

1.上傳本地文件

首先，我會(huì)將原先存放在本地的各類文件上傳至億方云上指定目錄之下，例如先在個(gè)人文件夾下建立“合同數(shù)據(jù)管理”文件夾，將本地“合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表”上傳至此文件夾下。

【快捷小貼士】文件上傳除傳統(tǒng)的“上傳—選擇文件—確認(rèn)”方式外還可直接拖拽上傳

2.同步重要資料

由于習(xí)慣在電腦本地編輯文件，因此像合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、訂單記錄等需要每天統(tǒng)計(jì)的文件我會(huì)在億方云上開啟同步。“定位至重要文件界面—點(diǎn)擊同步按鈕”后，就能實(shí)現(xiàn)本地和云端的實(shí)時(shí)備份。而具體的本地保存位置，可以自定義設(shè)置。

打開本地同步文件夾下相應(yīng)的文件，修改并保存后，會(huì)立刻自動(dòng)上傳到云端備份。

3.添加常用文件

而對于平時(shí)最常用的那些文件，我會(huì)單擊右鍵添加常用。

添加常用后的文件都將顯示在快速入口之下，方便后續(xù)快速訪問。

團(tuán)隊(duì)協(xié)作

作為商務(wù)助理，我和所有VIP客戶服務(wù)顧問們都同屬【VIP服務(wù)部】,平時(shí)大部分的協(xié)作場景也都是與顧問之間展開。

場景一：1個(gè)月前的文件，如何快速找到并發(fā)給顧問？ 

1.全文搜索

之前顧問想要一份文件我可能要問好個(gè)人再找上半天才能最終拿到。但現(xiàn)在，通過搜索文件關(guān)鍵詞、時(shí)間、類型、標(biāo)簽等方式就能快速找到。

2.在線預(yù)覽

模糊搜索后，界面可能會(huì)有出現(xiàn)相關(guān)的很多文件。這時(shí)就可以通過在線預(yù)覽的方式來確認(rèn)是否是所需的目標(biāo)文件。

（億方云支持100+種格式文件的在線預(yù)覽，常用的Offic、PDF及特殊的PSD、DWG、AI都支持）

3.文件分享

確定了具體文件后，可選擇“分享給同事”直接發(fā)或“通過鏈接分享“生成鏈接后微信發(fā)給相關(guān)顧問。

場景二：主管急需所有合同數(shù)據(jù)匯總信息，如何快速統(tǒng)計(jì)？

合同數(shù)據(jù)相關(guān)的信息一般都是由對應(yīng)的客戶服務(wù)顧問自己保管，因此需要所有顧問都參與信息填寫。

1.建立一起寫表格

首先，我會(huì)在億方云的【VIP服務(wù)部】部門文件夾下新建“合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表”一起寫表格，讓所有顧問都能一同參與填寫。

2.評論處@相關(guān)同事

合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表建立完畢后，在下方添加評論即可告知顧問們填寫該表的注意事項(xiàng)及具體截止日期，并@相關(guān)成員。

此外，由于億方云具備多端同步的能力，小魚在校期間也可以用手機(jī)或者電腦登陸億方云客戶端，查看、推進(jìn)相關(guān)工作任務(wù)，即使每周只有一、三、五三天時(shí)間在公司，也能高效完成本職工作，做到學(xué)習(xí)、工作兩不誤。

如果你也和曾經(jīng)的小魚一樣，正被低效工作方法所困擾，歡迎選擇億方云，讓我們幫你：告別錯(cuò)誤的工作方式，成為高效職場人！