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辦公技巧 | 如何在360億方云上做好離職文件交接？

在企業(yè)中，員工的離職是非常正常的人事運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)市場及企業(yè)中人力資源最優(yōu)化配置的基本要素。但是，若人員的離職流程沒有處理妥當(dāng)，特別是企業(yè)文檔未嚴(yán)格進(jìn)行移交，可能會給企業(yè)帶來無法估量的損失。
據(jù) Osteman Research數(shù)據(jù)顯示，69%的企業(yè)表示他們曾遭遇數(shù)據(jù)丟失事件，而這些均與離職員工有關(guān)，員工的離職給企業(yè)造成知識和專業(yè)技能的損失：
1帶走機(jī)密的工作文件；
2刪除重要的工作文檔；
3令企業(yè)數(shù)據(jù)管理者無法訪問數(shù)據(jù)。
綜上所述，嚴(yán)格執(zhí)行離職員工的文件交接流程，對于避免企業(yè)核心數(shù)據(jù)流失，構(gòu)建企業(yè)核心資產(chǎn)長效保護(hù)機(jī)制起著至關(guān)重要的作用。
隨著企業(yè)在360億方云上的數(shù)據(jù)存儲和備份，360億方云上所承載的企業(yè)核心數(shù)據(jù)資產(chǎn)越來越多，離職員工在辦理離職手續(xù)時，交接360億方云上的文件資料也變得勢在必行。
傳統(tǒng)離職手續(xù)中，只交接本地電腦的文件已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)對于保護(hù)數(shù)據(jù)的初衷。
場景1：部門空間下文件無須移交
360億方云中，存放在部門空間下的文件，無論文件的創(chuàng)建者和編輯者是誰，文檔的所有權(quán)均屬于企業(yè)，即文件夾所有者，不屬于個體員工。因此，在員工離職時，部門空間下的文件無須進(jìn)行移交，文件的存放位置、內(nèi)容均保持不變。

Tips：企業(yè)和部門比較重要的文件，建議全部放在部門空間下進(jìn)行存放，以免因人員流動，造成文件丟失、刪除等情況發(fā)生。
場景2:「個人文件」下文件一鍵移交所有權(quán)
360億方云中，存放在「個人文件」下的文檔，所有權(quán)屬于個人。因此，在員工離職時可將「個人文件」下的文件夾進(jìn)行所有權(quán)移交。可根據(jù)文件夾內(nèi)容，分別移交給與文件強(qiáng)相關(guān)的人員，也可全部移交給一個人，比如部門文員、部門負(fù)責(zé)人等。

路徑：360億方云——文件——個人空間——目標(biāo)文件夾——更多——右鍵“轉(zhuǎn)交所有權(quán)”——彈窗中選擇接收同事——轉(zhuǎn)交所有權(quán)；
Tips：360億方云只支持文件夾移交所有權(quán)，不支持對單個文件進(jìn)行移交。因此，對于散落的文件，建議先將其放在創(chuàng)建的文件夾中，再進(jìn)行一鍵轉(zhuǎn)交所有權(quán)。
場景3：離職員工未完成離職交接，管理員
后臺操作
員工離職前，未在360億方云上完成個人文件的所有權(quán)轉(zhuǎn)交，可由擁有成員刪除權(quán)限的管理員將該人員在360億方云后臺進(jìn)行刪除，并進(jìn)行文件的所有權(quán)移交，保證重要文件的繼續(xù)留存和流通。

路徑：管理員登錄360億方云——企業(yè)控制臺——部門與成員——搜索找到該成員——刪除——從企業(yè)刪除——選擇接收人——刪除成員——接收人在自己360億方云賬號的個人文件下查看該移交文件(文件夾命名規(guī)則為：用戶名+賬號的文件和文件夾)；
Tips: 因管理員從后臺進(jìn)行文件夾移交，只能將所有文件移交給一個人，建議在員工進(jìn)行離職手續(xù)辦理時，可以將不同文件夾按需轉(zhuǎn)交所有權(quán)給不同交接人。