在當下階段，有部分企業依然在線下進行各種文檔的互發，這種狀態之下，所需要的時間成本消耗以及人工成本消耗是相對較大的，企業想要在行業中發展起來就需要關注到在線文檔的應用，這不僅能
讓辦公變得更有效率，而且也能夠減少不必要的成本開支。
在線文檔可以輕松達成歸類需求
企業運營之中涉及到的文檔類型可以用方方面面來形容，例如企業管理規章，用戶發來的各類需求，以及在日常工作中的各種類型技術文件和總結等等，為數眾多，這種狀態之下就需要合理的歸檔，在歸檔過程之中條理清晰，方便此后進行查找以及編輯等等。而在線文檔具有自動備份以及歸檔的功能。免除人工歸檔的不必要時間開支，也能夠有效降低人工歸檔過程中出現錯誤的概率，像這一類型的文件歸檔盡管有較高的容錯率，但是錯誤太多是會對此后的使用造成影響的，在線文檔具有人工智能免除人工操作的優勢，不會因為人為原因而出現錯誤。
方便文件下發和分享
在線文檔使用過程之中，所具有的優勢在于能夠達成文件快速下發的需求，例如企業在進行某個規章條例修整之后，可以第一時間通過在線文檔下發到各個部門，各個崗位的工作人員，或者是在某個用戶有某類需求的狀態下，能夠將用戶的需求快速下發給生產以及管理部門，這對于企業展開生產工作所具有的助力是非常顯著的，能夠減少不必要的中間流程時間消耗。
關鍵詞查找，方便用戶找到自己需要的內容
此前階段有很多用戶為了方便企業管理，會選擇直接購買數據庫，方便進行文檔管理，但在這一過程之中花費的資金是非常高的，而且通過數據庫進行文檔管理，對于操作是有一定硬性要求的，不論是在文件存儲編輯過程中，還是在此后階段的文檔歸類過程中，都有很大的學習成本，不方便多人操作，而在使用了億方云之后能夠做到在線文檔關鍵詞檢索，這就意味著能夠方便用戶快速找到自己需要的資料，在檢索過程中既可以根據名稱類型進行查找，也可以根據關鍵詞進行查找，即使在遺忘了該文件名稱的狀態下，也能夠輕松找到相關文件。
