電腦文件管理的重要性
要想成為一名有條理的法律專業人士（organized legal professional），管理好電腦文件的重要性不言而喻。在這個問題上，其實外所要遠遠比內所做得好很多。之前我在外所實習的時候，新人入職會有很多培訓，其中很重要的一項就是如何按照所里的政策保存項目文件。
最近一個閨蜜入職CC，在繁忙的工作中，還要完成類似地強制培訓。相比之下，在內所，這方面的要求和培訓就少很多。以至于即使是紅圈所的很多律師，都沒有建立完善的文件管理系統，所以免不了經常問別人要之前別人已經發給過他們（甚至不止一次）的文件。這著實不利于塑造一個專業、靠譜的律師形象。
得益于之前在外所實習養成的習慣，我從2015年入職以來，一直盡量以有序的方式保存項目上的文件。當有同事問我要某方面的文件，我可以很快定位到那個文件，然后發給他們。
今天把暫時能想到的幾點律師行業的文件管理方法，分享一下。
一、電腦文件的分類管理
經常看到很多律師的電腦桌面上被大量的文件覆蓋，在處理項目文件較多的情況時，很容易發生版本錯亂、找不到最新版本、甚至給老板或客戶發錯版本的尷尬局面。因此，保持電腦文件的有序性很重要。
我的電腦桌面一般只有幾個常用的圖標，主要可以分為我的電腦、垃圾箱、常用的資源文件夾、最近處理的項目文件夾在桌面的快捷方式等。如果想要快速找到某個盤中特定的文件夾，使用“window鍵+E”的快捷鍵很方便，因此不需要在電腦桌面放過多的文件夾或文件。
在我存儲文件的盤里（往往是D盤），會對所有的文件按照特定的標準進行分類，并編上編號。這樣記憶+找起來非常方便。
比如，你可以：
1 常用資源（包括一些template、法律數據庫賬號等）；
2 Marketing (主要放一些BD PPT，同時在這個文件夾里PPT也會進行相應的分類) ；
3 Knowhow (包括FCPA、中國反腐敗、反賄賂相關的文件、資源) ；
4 相關領域常用法律法規（例如勞動法、反洗錢、公司法等常用的一些法律法規等） ；
5 客戶1 （包含該客戶的所有項目。因為有些大客戶項目會非常多，因此有必要將該客戶的項目都放在一個文件夾中進行管理）；
6 Matter Completed (包括所有已完成，并且之后基本不會用到的文件夾。這個文件夾存在的意義就是確保放文件的那個盤（例如D盤）不會出現太多的文件夾，避免找一個文件會花費幾秒以上的時間)
大概就是這么個分類方法。要注意：
1 任何一個文件夾都要進行分類
如必要，所有文件都需要進行分類。分類的目標是確保能在最短的時間內很快找到你想要的文件。 例如，在行受賄相關的法律法規中，我分了很多個文件夾，包括刑法、立案標準、量刑標準、個人犯罪與單位犯罪、國家工作人員的認定等文件夾，里面包括相應的法條、司法解釋、評論性文章等，會按照文件類別進一步進行分類。
這樣，如果同事問到我某個問題，我一時想不起來，就可以很快找到對應的文件夾中的某個法條或司法解釋，而不是在放有一堆法條司法解釋的文件夾中來回搜尋我想要找的那個司法解釋。
2 將項目文件按照屬性/類型進行分類
律師在服務客戶項目的過程中，免不了會有很多文件。在一個項目文件夾中，可以按照文件的屬性和類型將文件進行分類，例如背景文件、工商信息、法律檢索、訪談筆錄、交易文件、盡調報告等。文件分類越清楚，找起來會越快。
3 保留好最終版本
一份工作成果在發給客戶之前，團隊內部免不了會由不同的高年級律師和合伙人進行comment改來改去。因此，在文件夾中最好能清楚的保留各個版本，尤其是最終版本。
保留好各個版本的最大好處，我認為，就是在日后發生問題的時候，可以追溯某些有問題、出bug的地方是誰加上去的。是第一稿的撰稿人本身就寫錯后面沒發現，還是后續review的高年級律師加上去的。這樣可以找出出現錯誤的環節，某些程度上也可以避免背鍋。
對于很多合伙人來說，能親自“操刀”對文件進行修改和評論，實屬不易。因此，一般對于合伙人comment的那版，我也會單獨保留備注。等deadline過去之后，將合伙人那版和自己的那版進行對比，學習合伙人改動的地方，便于日后提高和進步。
對于最終版本，也要保留好，因為發給客戶之后，客戶往往也會進行comment，那就需要在之前的最終版本上進行修改。如果版本錯亂，導致在發給客戶之后，才發現用錯版本，因此帶來的熬夜加班是小，聲譽損失是大。
二、郵件的處理
1 發郵件一定要寫主題（Subject）
目的是日后想要搜索這個郵件的時候，可以使用關鍵詞很快定位到該郵件。郵件主題可以包括項目名稱、文件主題、項目案號等。
現在很多客戶，尤其是民企和國企，都喜歡用微信溝通工作，導致律師不可避免的需要通過微信傳輸一些文件。但即使如此，最好能先發個郵件，之后再去微信溝通或微信傳輸。因為微信是安裝在個人電子設備上的即時消息平臺， 很多消息和文件不會長久保留。日后如果發生爭議，找不到證據、證據未及時留存是個問題。
2 將郵件進行歸類
Outlook有個功能是將郵件進行手動或自動歸類。你可以在收件箱中按照特定原則進行分類、建立不同文件夾，可以手動將某一類項目拖到特定文件夾內。也可以設置規則，將某類郵件自動歸類到特定的文件夾內。
所謂自動歸類就是，收到某個郵件之后，這個郵件按照你之前設置的規則，自動進入“收件箱”下設的某個文件夾，如果不進行額外操作，一般不會給你新郵件的提醒。
所以，對于一些不太重要的郵件，例如新同事入職、同事稍晚進所的、電話會議號碼等郵件，我一般會設置規則，讓他們自動進入特定文件夾。 這樣，每天收到的文件基本上都是項目上的文件，不會因為特別雜亂的收件箱而錯過一些重要郵件。
三、及時解決電腦bug并進行文件備份
前段時間，我的工作電腦（剛換不到半年），反應非常慢，打開瀏覽器在搜索框輸入關鍵詞，需要等幾秒才能顯示輸入完畢，office系統也比較緩慢，電腦動不動就卡得不行。
持續幾天之后，在某天工作任務不太重的情況下，我趕緊聯系IT大哥，幫我分析下原因，解決問題。
在IT大哥幫我進行一番操作之后，電腦馬上變得順暢很多。
因此，工作電腦遇到任何問題，一定要積極聯系內部IT或外部IT朋友及時解決，否則，會非常耽誤工作效率。 除了及時解決電腦bug，要及時備份文件。
文件備份不及時，最壞的情況有可能導致熬夜加班的工作成果，遇到系統崩潰，瞬間化為烏有，相信這種例子在你們的朋友圈并不少見吧。
因此，平時工作中，可以及時進行“Ctr+S”操作，并將office文件自動保存的時間設置為“1分鐘”，如果隔夜或一段時間不對某個重要文件進行操作，也可以順手在“office-文件選項-保存并郵件發送”給自己備份，這樣即使出現系統崩潰，也不會損失之前的成果或損失的內容也不會特別多。
四、瀏覽器中的常用網址管理
除了電腦文件、郵件管理，其實律師工作中會用到很多網站，如果你的網站能按照有條理的方式保存下來，那無疑可以提高工作效率。
瀏覽器一般都是可以點擊收藏的，收藏的時候可以分門別類。
比如我的瀏覽器的最上方那一欄就是分類進行收藏的。主要包括FCPA類、查工商、查文書、查法條、工具（翻譯、PDF處理網站）等。
依次往右就是經常使用到的網站匯總。這樣，想要使用某個網站，就可以點開對應文件夾，及時找到網站，而不用每次都去搜索引擎的搜索框中輸入關鍵詞檢索。
五、便箋（Sticker）的使用
這條嚴格意義上說不屬于電腦文件管理系統中的一環。但是這個東西很實用。
便箋（Sticker），其實就是電子便利貼，顧名思義，就是電腦上的便利貼。
律師忙起來，經常一天會處理很多事情，包括項目、行政甚至私人的一些重要事情。我一般會使用便箋把近一兩天需要做的事情寫下來，作為一個提醒。這個工具和outlook那個任務欄可以同時使用，outlook右下角的任務欄主要提醒自己近期有哪些項目、需要完成哪些任務。而便利貼主要功能是提醒近一兩天工作上及生活方面的一些代辦事項，這樣在結束一天工作的時候，看看這個便利貼，看看哪些待辦事項還沒有完成，有助于管理好自己的工作和生活。
便箋使用很方便，選擇登陸之后，電子便箋會自動保存，即使你關機，再重新打開便箋，之前的記錄依然存在。
當然，以上都是本地保存文件的一些tips，如果所里有類似于imanage或worksite，項目文件最好能及時保存至這些系統中，避免電腦遇到技術故障，項目文件丟失的情況。
最后，還想推薦給大家一個非常適合律師行業文件管理的軟件，億方云。
億方云是中國企業文件管理與協作SaaS服務提供商，為企業提供海量文件的集中存儲與管理、用戶權限控制以及高級別的數據安全保障。通過高效便捷的文件共享和協作，實現企業隨時隨地共享文件的辦公需求！
在億方云上，企業可以實現部門內，部門間以及與企業外部伙伴的文件共享，并根據個人需求設置權限，同時通過億方云的在線編輯，多格式預覽，全文檢索，文件評論等功能，不限制時間，地點，在任何設備上的文件辦公與協作，打通企業內外部的數據協同。
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? ? ? ?國企工資改革2019年也將全面實施，主要是各中央企業要牢牢盯住市場化薪酬分配這個“風向標”，建立建全以崗位價值為基礎、以績效貢獻為依據的薪酬管理制度，堅持以崗定薪、崗變薪變，調整不合理收入分配差距，做到收入能增能減。這次國企改革除了打破工資總額的固有管理模式，還會形成中長期激勵機制，預計有關部門將會出臺股票期權、崗位分紅、利潤增量分享等中長期激勵政策，激勵并約束企業負責人著眼于長期效益，實現企業長遠發展。
? ? ? 這次國企改革，一再強調調動企業、員工積極性，提升經濟效益和勞動生產率，增強國企的市場競爭力。
? ? ? 說到國企的工作效率，其實從他們的企業文件管理，就可窺知一二。
? ? ? 有朋友在中鐵工作，聽他講述，每個項目在約定期限內，不求快只求穩，并且會產生大量紙質版文件。在工程施工中，會頻繁的與當地政府部門，企事業單位對接，文件往來多以紙質形式，由于文件的機密性，經常是專人出差幾天送文件。工程結束后，這些紙質文件也不能隨意丟棄，會進行仔細封存，存放檔案室，備查。
? ? ? 聽他的描述，覺得求穩本沒錯，難道就沒有又快又穩的方法嗎？
? ? ? 其實，現在政府鼓勵企業上云，并制定2020年全國實現上云企業100萬家的目標，亦是尋找又快又穩的辦公方式。
? ? ? 在上述例子中，若是中鐵引入企業網盤，將會很好的解決文件管理中的痛點。中鐵的各個項目部天南地北的接工程，離得很遠。這時可以建立多個內部協作組，既能保證各個項目部的獨立性，又能加強總部與項目部之間的聯系；文件存儲在云端，既能降低紙質版文件遺失的風險，又有利于文件系統的管理，有效的沉淀；與其他單位對接時，如非必須現場溝通，則可以建立外部協作組，邀請其他單位負責人進組，即可隨時溝通。企業網盤一般都有4級以上文件權限設置，完全可以有效保護內部機密，做到特定的文件給指定的人看。
? ? ? 2019年希望國企順利改革，提升工作績效，調動企業、員工積極性，增強市場競爭力，變得越來越好！
]]>? ? ? ? 為給核心數據資產提供可靠安全保障和高效文件管理，西奧電梯于近日正式簽約億方云，搭建企業高效信息管理系統，企業核心數據資產的積累和流轉再上新臺階。
? ? ? ? 近日，西奧電梯正式簽約億方云，搭建云盤文件管理系統，在公司銷售管理部、全國各區域銷售事業部、行政部、財務部等部門中推廣使用。
? ? ? ? 關于西奧電梯
? ? ? ? 杭州西奧電梯有限公司總部設立在杭州余杭國家級經濟技術開發區，是一家集電梯整機研發、設計、生產、銷售、安裝及售后維保為一體的現代化綜合型電梯服務制造商。
? ? ? ? 公司立足杭州生產基地，并在全國布局銷售區域、分公司、服務網點，現擁有2000余名員工，為全球70余個國家和地區提供服務，連續保持高增長和高盈利的經營業績，躋身行業前列。
? ? ? ? 目前，杭州西奧電梯擁有九大系列、二十余種梯型產品，其中XO-NEWIII 10m/s超高速梯，XO-GMEIII鋼帶電梯、XO-MRLIII薄型主機無機房客梯等產品均領銜行業。
? ? ? ? 公司先后獲得“高新技術企業”、“國家火炬計劃”、“中國優質產品”、“浙江省企業技術中心”、“浙江省名牌產品”、“杭州市著名商標”、“杭州市重點企業”、“浙江制造”“政府采購電梯十佳供應商”等榮譽稱號。
? ? ? ? 西奧電梯引入億方云的初衷
? ? ? ? 日常辦公中，西奧電梯銷售管理部需要對接全國各地70多家分公司300多個業務人員，關于銷售情況、獲獎資質、產品型號、訂單數量、生產進度等公司及產品層面的各類信息都需要及時同步給各區域各個銷售。
? ? ? ? 公司之前采用FTP來進行各區域間文件傳輸及信息共享，但由于電梯產品復雜，設計要求較高，涉及的文檔也相對較多，加上業務人員數量不斷擴大以及訂單數量的日益增長，現有系統已無法滿足銷售管理部的日常業務需求。
? ? ? ? 億方云將為西奧電梯帶來的價值
? ? ? ? 億方云將為西奧電梯構建統一的文件存儲、共享與辦公協作空間，可以實現各種應用場景下的文件快速、安全流轉。
? ? ? ? 通過億方云的使用，西奧電梯可快速傳輸、同步和共享各訂單資料、項目文件、產品型號、電梯生產進度等資料，對全球各區域分公司的業務實現差異化的統一管理，全國各區域分公司間的文件傳輸、部門間的資料共享、匯總分發等協同工作效率也將得到極大提升。
? ? ? ? 同時，企業重要資料訪問過程還伴有嚴密的保障機制，人員訪問權限管控等將獲得更高級別的安全保障，實現核心數據資產的有效積累和流轉，所有文件均被有效管控。
? ? ? ? 關于億方云
? ? ? ? 杭州億方云網絡科技有限公司是中國領先的企業文件管理及協作SaaS服務提供商。
? ? ? ? 公司創立于2013年，總部位于杭州，是國家高新技術企業，浙江省經信委“企業上云服務聯盟”首批聯盟成員單位，并在2016年與阿里云達成戰略合作，目前已成功服務企事業單位用戶超過100,000家，其中包括浙江大學、龍湖地產、晶科能源、森馬、保利協鑫等數萬人規模的超大型客戶。
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