▍背景

      我們團隊有 8 個人，是一幫大學時的好友，現在都有各自的工作。幾個月前，我們想做一個副業，寫公眾號，登上自媒體的時代班車。

      關于這份「工作」，我們一開始的分工如下：

收集

      每天，我們的設備都會推送大量訂閱的信息，我們各自會從新聞、軟文、科普，或者想法中挑選出一些有價值的信息，并放在下一步的「分享」任務中。此外，還有很多平時的靈感和想法，都會主動收集起來，作為「信息的初步篩選」。

分享

      在我們各自都或多或少地收集了「可以寫」的信息之后，會將這些信息發布，我們使用釘釘群、微信群來作交流，大家一起討論、分析各種選題，使之進一步地得到落實。

寫作

      當確立了選題之后，我們通常 1-2 人一起完成一篇文章，而其中更多的時間只是各自寫各自的選題，寫好了再發到群里，大家討論。因為有 8 個人，負責寫稿的有 4-5 人，平均分配給每個選題的時間周期長，各小組對應的交稿時間也相對寬松。

協作流程的改進

      可是，反觀這樣的工作模式，我們都發現這樣的工作效率并不高。作為一個寫公眾號的團隊，我們發現實際的協作僅在于信息的分享，以及討論可行性。而且我們經常遇到一個項目多人參與的情況，每個人負責一部分工作，資料都在各自電腦本地，項目信息可以通過開會同步，但當前項目資料實時變化無法同步。

      為了規避這樣的情況，造成時間的浪費，最重要的部分——寫作，往往都獨立完成。這樣的文章卻少了團隊的思考和配合，帶來的結果是文章中總是存在一些缺陷，例如客觀性、文法邏輯、排版等……如果離預期稿件還有一段距離的，我們還會反復在群里收發這一篇稿件，反復修改，耗費了很多時間和精力。

      對于存在的這些問題，我也曾和我的團隊一同討論：

Q：對于收集信息的階段，還存在什么問題？

A: 我發現提交的時候會出現重復相似的素材，這樣實際上浪費了一半的時間。

A2: 對于歷史分享過的消息，要不停地上翻查找聊天記錄，很累。

Q：對于素材的管理，我認為有些混亂，你們覺得呢？

A：的確，對于遠程團隊協作，目前在微信群里討論選題時，時而會發生信息錯位、理解錯誤，都是由于缺少可視化操作的低效信息傳遞問題。此外，我們沒有辦法直觀地在素材中進行標注和交流。

Q：為何無法實現多人都參與到一個選題的創作？

A：如果更多的人參與到一個項目，理論上會得出更好的結果；但沒有辦法實時同步，在文件流轉過程中信息無法得到有效的傳遞。

需要解決的問題

      歸納以上我們團隊的 Q&A，產生的問題主要在于：

      查找文件速度低下

      頻繁地收發文件

      編輯時缺少交流

      項目內外對接低效

      這些問題，一直讓我們的工作效率不高，文章產出的質量也沒有預期中的好，而且都覺得工作流程有些復雜，長期幾個項目下來，令人頭疼。

      為了我們的協作項目變得簡單和高效，我們團隊也開始尋找解決問題的途徑……

      首先，回到最根本的地方，一切問題都是關于文件的，不論是文稿、表格、腦圖還是圖片，我們團隊都是圍繞這些東西工作的，在之前的項目協作中，它們似乎從互聯網上收集后就成為了在微信聊天記錄中的信息流，漸行漸遠……沒有一個固定的位置來存放。如果這些最根本的文件問題無法得到有效解決，那么工作效率更是無從談起。

▍那么，這些文件該如何儲存呢？

      放棄了通過傳統聊天工具進行協作的方式后，云端協作辦公平臺成為更好的方式——那也就是企業網盤。在對企業網盤進行了解之后，我們找到了億方云、堅果云、金山企業網盤、搜狐企業網盤等等網盤服務提供商。

首先是價格

       眾所周知，企業網盤服務肯定都要收費，對于一個我們這樣的小規模自媒體團隊，許多企業網盤動輒 500-600 的年費，有的甚至一兩千，在還沒有可觀收入的前提下，我們更看重的是免費的服務。

      億方云體驗版，沒有年費，人數上限 5 人，而且擁有 20G 的儲存空間，對小團隊來說，綽綽有余。對比之下，搜狐企業網盤付費版才提供 10G，堅果云也要付費，雖然其提供的儲存空間要多一些，有 50G，但是在億方云高性價比的優勢下，我們還是選擇了億方云。

文件管理優勢

      在最終決定之前，我們也對億方云進行了一番考察和對比。到底靠譜嗎？能否為我們團隊產生的問題提供解決方案呢？

上傳

       對比堅果云，億方云能夠支持不限文件大小，而且能夠秒傳大文件，這些是堅果云付費版也不具有的。同時支持斷點續傳，上傳文件很省心。操作行云流水，不浪費我的時間。

搜索

       除了支持通過文件/文件夾的基礎搜索功能，還可以自定規則來高級搜索，這也是堅果云和搜狐企業網盤所不具備的。

預覽

      比較下來，各網盤都支持 Office、PDF、圖片等常見文件的預覽，但唯獨億方云獨樹一幟，支持高級預覽，能夠預覽更多類型的文件，這對于應用類型更復雜的工作場景來說更加便捷。

編輯

      都支持文件/文件夾的新建、復制、移動、刪除、重命名、預覽、打開等操作，以及還原刪除的文件。但億方云的一個功能正好戳中了我們的痛點，文件評論功能，成員可以就該文件進行討論，讓問題能夠很快地得到解決。

開始使用

      在文件管理提供商的篩選中，億方云的高性價比是我們的首選，功能很多，界面也很簡潔，就像打開了自己電腦的另外一個文件夾，不需要太多的學習成本，即可上手使用。以下為億方云的一些特色功能，提高了協同工作的效率。

方便的評論功能

       簡單的幾個步驟，即可將文件發給同事，分享時還可以添加留言。對方會接收到相應文件的提醒。

?

方便的「消息」欄

       億方云的消息基于文件的，每次討論都只與當前的文件有關，保障了討論質量。

文件預覽

       億方云支持多種文件的預覽，有時候懶得下載到本地，可以直接在客戶端中打開在線查看。除了常規的文檔格式支持，PSD、SVG、EPS 等圖片格式也不在話下。

▍使用億方云帶來的改變

      在億方云的加持下，我們團隊的工作效率得到了明顯提升，而工作流程也變得簡單了許多。不需要再頻繁打開、切換聊天軟件、寫作軟件，很多操作直接在億方云的客戶端就可以完成。

      我們此前產生的棘手問題在億方云中得到了解決。億方云有一個很贊的文件評論功能，可以對所需素材直接進行討論。同時，查找素材也十分方便，直接通過簡單的輸入，回車，即可實現。另外，終于可以實現多人參與一個項目的寫作，文件實時更新，保持信息同步。避免了文件傳輸的繁瑣過程，大幅提升團隊工作效率。

      現在我們的工作流程也有了不少改進，從原來的「收集 – 分享 – 寫作」也在網盤中變成「收集 – 寫作」。因為收集到網盤的同時就可以針對該文件進行討論分析，不需要再單獨作為一個程序去走，讓我們的工作變得簡單高效。對我而言，甚是歡喜。

      另外，億方云的移動客戶端（iOS、Android）界面簡潔，功能強大。出門在外沒有攜帶電腦時，也能實時處理消息，輕松查看文件，常用的功能都觸手可及。總而言之，當我用上了億方云，我們團隊的工作幾乎將所有部分都交給了它，現在都已經離不開億方云了。此外，關于數據安全問題，億方云在這方面也做的很出色，很讓我放心。

▍更多功能

      在使用過程中，億方云中存在令我們耳目一新同時也帶來極大便利的一些功能，讓我覺得「咦？網盤原來也能這么玩？」

文件歷史版本

       隨著文件的不斷修改和更新，億方云會自動保存文件的歷史版本和歷史修改記錄，可隨時追溯查看，免費版支持10個歷史版本保留，最多支持 100 個歷史版本保留。歷史版本可實現設為「最新版本」「下載」和「刪除」等操作。

發起文件收集

      在億方云上發起文件收集邀請，被邀請人接收到信息后，可以自行將文件上傳到指定的文件夾中，無需傳統的郵件或微信收發，大大減少文件收集時間。

文件審閱

      和以往檢查文件就是打開細讀一遍不同，當文件需要多人確認時，可發起審閱，支持多個文件同時發起審閱 。審閱可導出 Word 格式的記錄文件，包含審閱詳情（標題、發起人、發起時間、審閱人）、審閱文件和審閱回復。

團隊內 / 外協作

      這樣的功能能讓項目內外的人交接，同時也不影響項目內的工作。可按項目需求與外部協作者建立共享空間，也支持對不同成員進行權限設置，保證文件安全前提下實現各種協作需求。例如，寫作組與視覺組分工協作，互不干擾，而又可以分享一些共同主題的文件，來實現步調一致。

本地 / 云端同步

      另外，非常值得一提的一點，在于本地文件實時與云端文件同步，意味著我不再需要把文件從本地復制，再粘貼到億方云中。省去了文件傳輸的過程，使媒介「網盤」的概念淡化，只有本地和云端的差別。

      這一功能在開始使用網盤時就會提示用戶設置，之后「我的企業文件中」的用戶根目錄中的所有內容都可以與用戶的設備同步，簡單方便，推薦使用。

      如果錯過了這個設置，不用擔心，只要選中了文件/文件夾，右鍵后選擇「同步到本地」；另外，客戶端內的右上角總會有一個「同步」開關，打開即可享受高效的文件管理方式。

▍寫在最后

      關于億方云，對我帶來了極大的便利，單是免費版就能提供強大的功能，滿足各種協作需求。在億方云的支持下，我們團隊公眾號此前產生的種種問題都得到了很好的解決，出稿效率得到了很大的提升，文章質量也得到了優化。這讓我們可以一心投入到創作當中，而不被文件管理問題所煩惱。

      我們團隊也將會繼續支持億方云，并且在日后會考慮升級套餐方案，能帶來更多的實用功能，讓原創的好文贏在起跑線上。