目前，活動(dòng)營(yíng)銷已普遍成為商業(yè)活動(dòng)中必不可少的選擇，眾多大型企業(yè)使出“渾身解數(shù)”，變著花樣推出各種活動(dòng)。拿汽車行業(yè)來(lái)說(shuō)，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，大型車企們挖空心思，推出車展、新車發(fā)布會(huì)、跨界合作、沉浸式體驗(yàn)等各種高端制作、大咖云集的活動(dòng)，以期打響品牌影響力，占據(jù)更多市場(chǎng)份額。
      一次市場(chǎng)活動(dòng)的籌備，需要公司多方人員配合協(xié)作，多處細(xì)節(jié)嚴(yán)謹(jǐn)把控。億方云作為團(tuán)隊(duì)協(xié)同工具，可方便團(tuán)隊(duì)成員實(shí)時(shí)掌控各類活動(dòng)信息及進(jìn)度，有效提升團(tuán)隊(duì)協(xié)同效率。
      億方云已經(jīng)連續(xù)兩年成功舉辦用戶大會(huì)，前后涉及參會(huì)名單、會(huì)議資料、產(chǎn)品資料等物料的確認(rèn)、修改、分發(fā)等眾多環(huán)節(jié)，由于是大型公司級(jí)活動(dòng)，流程更繁瑣，籌備更困難。

      下面，以億方云的用戶大會(huì)籌備過(guò)程為例，跟大家分享“如何通過(guò)億方云，實(shí)現(xiàn)活動(dòng)策劃過(guò)程的高效協(xié)作”。

1.歸檔與共享活動(dòng)信息

       從用戶大會(huì)的籌備到復(fù)盤，各個(gè)環(huán)節(jié)將產(chǎn)生活動(dòng)計(jì)劃、分享內(nèi)容、客戶邀約信息等大量文檔。

       首先，負(fù)責(zé)人會(huì)在部門空間下創(chuàng)建“億方云用戶大會(huì)”文件夾，并邀請(qǐng)各部門相關(guān)人員加入?yún)f(xié)作，形成“用戶大會(huì)工作組”。而每個(gè)組員則會(huì)將各自負(fù)責(zé)的文檔資料上傳至該文件夾下，保證大會(huì)前、中、 后期產(chǎn)生的各類資料被有序歸檔，也方便所有工作組人員實(shí)時(shí)共享信息。

       即使市場(chǎng)部有新人入職，也可以一目了然地了解歷史市場(chǎng)活動(dòng)資料，參考?xì)v屆成功市場(chǎng)活動(dòng)。

       在活動(dòng)過(guò)程中任一組員更新信息，所有組員能實(shí)時(shí)查看到最新且一致的版本。若組員信息填寫錯(cuò)誤，文件的版本恢復(fù)功能可幫你快速找回歷史版本。

2.多人共同編輯活動(dòng)文檔

       用戶大會(huì)的策劃方案、新聞稿件等文檔，都是由市場(chǎng)部多名成員共同配合完成的。如果通過(guò)“多名成員先完成各自部分，再整合成一份定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)”的方式，往往需要頻繁修改、傳輸與整合。

       而存放在億方云上的文件均支持在線編輯，針對(duì)同一份文件，只要設(shè)置了編輯者及以上權(quán)限的成員都可直接編輯，進(jìn)行修改、更新等操作，多名成員不再需要反復(fù)下載、修改、整合與上傳。

3.邀請(qǐng)外部參與物料設(shè)計(jì)

      現(xiàn)場(chǎng)指引牌、易拉寶、簽到/拍照背景、演講桌貼、話筒貼、水標(biāo)……這些與用戶大會(huì)主題相關(guān)的各類物料都需經(jīng)過(guò)精心雕琢與個(gè)性化設(shè)計(jì)。

      使用億方云，內(nèi)部設(shè)計(jì)師可基于設(shè)計(jì)稿與外部供應(yīng)商建立文件協(xié)作關(guān)系，對(duì)于.psd類似格式的設(shè)計(jì)文稿，無(wú)需下載Photoshop等專業(yè)軟件就可直接在線預(yù)覽。需要修改的地方，通過(guò)在線評(píng)論便能輕松互動(dòng)，省去了多份高清大圖多批次通過(guò)微信、郵件等方式來(lái)回溝通、修改、傳輸?shù)姆爆嵅僮鳌?

      假若您所在的公司未給某場(chǎng)活動(dòng)配備專屬設(shè)計(jì)師，活動(dòng)負(fù)責(zé)人可先在上文提到的EnventTool網(wǎng)站中尋找外包進(jìn)行物料設(shè)計(jì)，再展開接下來(lái)的協(xié)作。

4.一鍵分發(fā)活動(dòng)完整資料

       用戶大會(huì)結(jié)束后，市場(chǎng)部還需對(duì)活動(dòng)做整體回顧與總結(jié)，并將相關(guān)資料及時(shí)分享給與會(huì)嘉賓以及各所需人員。

       負(fù)責(zé)人選擇通過(guò)鏈接分享，即可對(duì)“億方云用戶大會(huì)_分享PPT完整版文檔”生成相關(guān)分享鏈接及分享二維碼，并根據(jù)需要選擇一種方式發(fā)給相關(guān)人員。而通過(guò)官方微信號(hào)推送的活動(dòng)報(bào)道，則直接在文章末貼出該二維碼供客戶查看下載。

       互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代向來(lái)精益求精，唯快致勝。在市場(chǎng)活動(dòng)策劃前中后期，如果能用好企業(yè)網(wǎng)盤，做到：活動(dòng)創(chuàng)意更獨(dú)特、策劃方案更全面、落地執(zhí)行更高效，那即便是身處競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境之下，也可吸引更多眼球，占據(jù)更多市場(chǎng)份額，獲得更高傳播轉(zhuǎn)化率！